Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä.

Rekisterinpitäjä

Fibernet Finland Oy
Y-tunnus: 2982639-1
osoite: Vanha Kaarelantie 33 A, 01610 VANTAA
p. 010 739 0300

Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti lähettämällä sähköpostia asiakaspalveluun osoitteeseen info@fibernet.fi.

Henkilörekisterin nimi

markkinointi- ja asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• Sopimuksen täytäntöönpano ja valmistelu: Asiakassuhteen hoitaminen, tilausten käsittely, asiakaspalvelu.
• Lakivelvoite: Kirjanpito- ja kuluttajansuoja-sääntelyn edellyttämät tiedot.
• Rekisteröidyn suostumus: Uutiskirjeet ja sähköinen markkinointi.
• Oikeutettu etu: Asiakasviestintä, palveluiden kehittäminen ja väärinkäytösten estäminen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat:

• tuotteiden ja palveluiden toimittaminen, kehittäminen ja markkinointi
• asiakassuhteen ylläpito

Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyltä itseltään
• Kaupparekisteristä

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

• asiakkaan, käyttäjän tai maksajan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• yritysasiakkailta yhteyshenkilön ja käyttäjien nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• asiakassuhteeseen liittyvät tiedot sisältäen asiakasnumeron, asiakastyypin, palvelu-, laskutus- ja markkinointitiedot
• asiakashistoria sisältäen yhteydenotot, tarjous-, tilaus- ja sopimustiedot
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• asiakkaan itse antamat lisätiedot

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille. Tiedonhaltija voi kuitenkin luovuttaa tietoja hankkeen ja palveluiden tuottamiseen osallistuville kumppaneille ja alihankkijoille. Tietoja voidaan lisäksi lain vaatimuksesta luovuttaa esimerkiksi viranomaisille.

Tietojen vastaanottajat ja alihankkijat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Fibernetin yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille, jotka käsittelevät tietoja Fibernetin puolesta palveluiden tuottamiseksi. Näitä voivat olla esimerkiksi:

• IT- ja pilvipalveluiden toimittajat (esim. verkkosivujen hosting, sähköposti, asiakasrekisterijärjestelmät)
• Maksuliikenteen ja laskutuksen palveluntarjoajat
• Logistiikka- ja kuljetuspalvelut
• Markkinointi- ja analytiikkapalveluiden toimittajat (esim. uutiskirjejärjestelmä, verkkosivujen analytiikka)

Kaikkien kumppanien kanssa on tehty kirjalliset tietojenkäsittelysopimukset, jotka varmistavat tietojen turvallisen käsittelyn ja sen, että tietoja käytetään vain Fibernetin ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli siirtoja joskus tapahtuu, Fibernet varmistaa asianmukaiset suojatoimet EU:n komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden tai muun hyväksytyn mekanismin avulla.

Tietoturvaloukkaukset ja ilmoitusmenettely

Fibernet seuraa tietoturvaa jatkuvasti ja pyrkii estämään henkilötietojen luvattoman käsittelyn, katoamisen tai väärinkäytön.

Jos kuitenkin tapahtuu tietoturvaloukkaus, Fibernet ilmoittaa siitä viipymättä valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto) 72 tunnin kuluessa ja rekisteröidyille, jos loukkauksella voi olla haitallisia vaikutuksia heidän oikeuksiinsa tai vapauksiinsa.

Suoramarkkinoinnin kielto ja suostumuksen hallinta

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointiin. Suostumuksen voi peruuttaa:

• uutiskirjeen peruutuslinkistä
• ottamalla yhteyttä osoitteeseen [asiakaspalvelu@fibernet.fi]
• muuttamalla omia markkinointiasetuksiaan, jos palvelu tarjoaa käyttäjätilin.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.

Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Tietoja käsitellään suojatuissa järjestelmissä, joihin on pääsy vain niillä työntekijöillä ja kumppaneilla, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus.
Käytössä on muun muassa:

• salasanasuojatut käyttöoikeudet ja kaksivaiheinen tunnistautuminen
• tietoliikenteen salaus (SSL/TLS)
• säännölliset tietoturvatarkastukset ja varmuuskopiointi

Evästeet ja seurantateknologiat

Fibernet käyttää verkkosivuillaan evästeitä ja vastaavia seurantateknologioita parantaakseen sivuston toimivuutta, analysoidakseen käyttöä ja tarjotakseen kohdennettua sisältöä.

Evästeet voidaan jakaa kolmeen pääluokkaan:

• Välttämättömät evästeet, jotka mahdollistavat sivuston teknisen toiminnan.
• Tilastolliset ja analytiikkaevästeet, joilla seurataan sivuston käyttöä (esim. Google Analytics tai Piwik PRO).
• Markkinointievästeet, joilla voidaan kohdentaa mainontaa käyttäjän kiinnostuksen perusteella.

Käyttäjä voi hallita evästeitä selaimensa asetuksissa tai evästeilmoituksen kautta. Evästeitä säilytetään enintään 12 kuukautta, ellei toisin ilmoiteta.

Tietojen tarkastus ja oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi pyytää kopion itseään koskevista tiedoista, niiden oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista lähettämällä kirjallisen pyynnön osoitteeseen asiakaspalvelu@fibernet.fi

Pyyntöihin vastataan pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on poikkeuksellisen laaja, määräaikaa voidaan pidentää kahdella kuukaudella.

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).

Tietojen anonymisointi ja tilastokäyttö

Fibernet voi käyttää anonymisoituja tai tilastollisesti yhdistettyjä tietoja palveluiden kehittämiseen ja liiketoiminnan raportointiin. Näistä tiedoista yksittäistä henkilöä ei voi tunnistaa, eikä niitä katsota henkilötiedoiksi.

Kolmansien osapuolten palvelut ja linkit

Sivustolla voi olla linkkejä tai upotuksia (esim. videoita, lomakkeita tai analytiikkaa) kolmansien osapuolten palveluista. Näiden palveluiden tietosuojakäytännöistä vastaa kyseinen palveluntarjoaja.

Fibernet suosittelee tutustumaan kolmansien osapuolten tietosuojaselosteisiin, ennen kuin käyttäjä antaa tietojaan niiden kautta.

Alaikäisten tiedot

Fibernetin palvelut on suunnattu täysi-ikäisille henkilöille. Alaikäisten henkilötietoja ei tietoisesti kerätä. Jos alaikäisen tiedot on kerätty vahingossa, ne poistetaan viipymättä ilmoituksen saatua.

Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja pääasiallisesti asiakassuhteen keston ajan. Osaa tiedoista käsitellään myös rajatun ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen esimerkiksi lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai tietyissä tapauksissa suoramarkkinointitarkoituksiin. Tämän ajan päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot kohtuullisen ajan kuluessa noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti. Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.

Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon. Fibernet ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon, joka tuottaisi oikeusvaikutuksia tai merkittävästi vaikuttaisi rekisteröityyn.

Rajoitetusti tietoja voidaan kuitenkin hyödyntää kohdennetun markkinoinnin ja palvelun parantamisen yhteydessä (esim. suosittelut tai mainosnäytöt), mikä ei vaikuta käyttäjän oikeuksiin tai velvollisuuksiin.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

a. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;

b. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai

c. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

a. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;

b. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai

c. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva

tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.